ماتریس مدیریت زمان چیست و چگونه کار می‌کند؟

بیشتر افراد با معضلی به نام کمبود وقت مواجه هستند. بعضی اوقات کارهای روزمره به قدری زیاد هستند که هیچ فرصتی برای انسان باقی نمی‌گذارند. یکی از ساده‌ترین تکنیک‌هایی که می‌تواند به حل این مشکل کمک کند، استفاده از ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور است.

آیزنهاور سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایالات متحده بود که دو دوره از سال 1953 تا 1961 فعالیت کرد. آیزنهاور قبل از اینکه رئیس‌جمهور شود، یک ژنرال ارتش بود. او در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در اروپا خدمت می‌کرد و مسئول طراحی و اجرای حملات به شمال آفریقا، فرانسه و آلمان بود. آیزنهاور در دوره‌ای از زندگی خود رئیس دانشگاه کلمبیا بود و همچنین اولین فرمانده عالی ناتو شد.

آیزنهاور در حفظ بهره‌وری خود نه تنها برای هفته‌ها یا ماه‌ها، بلکه برای چندین دهه، توانایی باورنکردنی داشت؛ بنابراین، جای تعجب نیست که روش او برای مدیریت زمان توسط بسیاری از افراد مورد مطالعه قرار گرفته است. بیایید در این مقاله از ایده آل مگ درباره مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور صحبت کنیم.

اهمیت مدیریت زمان در زندگی

مدیریت زمان در زندگی به شما اجازه می‌دهد روزهای خود را به گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که با تلاش کمتر کارتان را به پایان برسانید و از زمان محدودی که در اختیار دارید، حداکثر استفاده را ببرید. مدیریت زمان به بهبود کارآیی و بهره‌وری، کاهش استرس و موفقیت بیشتر در زندگی منجر می‌شود.

تعریف انواع کار بر اساس فوریت و ضرورت

هیچ کدام از کارهایی که در زندگی خود موظف به انجام آن هستید، از نظر فوری یا ضروری بودن مثل هم نیستند. اگر می‌خواهید از وقتتان بهترین بهره را ببرید، ابتدا باید فعالیت‌های خود را به چهار گروه تقسیم کنید:

• فوری و ضروری: کارهایی که باید بلافاصله انجام شوند، مانند نوشتن مقاله برای امروز.
• غیرفوری و ضروری: کارهایی که می‌توانید برای انجام آن‌ها در آینده برنامه‌ریزی کنید، مانند ورزش، جستجوی مقالات و تماس با دوستان یا اعضای خانواده.
• فوری و غیرضروری: وظایفی که می‌توانید به شخص دیگری محول کنید، مانند پاسخ به بعضی ایمیل‌های خاص.
• غیرفوری و غیرضروری: کارهایی که می‌توانید آن‌ها را حذف کنید، مانند تماشای تلویزیون یا استفاده از شبکه‌های اجتماعی.

بررسی ماتریس مدیریت زمان

ماتریس یک ساختار مستطیلی یا مربعی شکل شامل مجموعه‌ای از اعداد یا عبارات است که در تعدادی ستون و ردیف قرار گرفته‌اند. از این ابزار مفید در زمینه‌های مختلف علم و زندگی مثل جامعه‌شناسی، پزشکی، مهندسی و… استفاده می‌شود.

ماتریس مدیریت زمان یا ماتریس آیزنهاور، یک ساختار مربعی شکل است که به چهار مربع کوچک‌تر تقسیم می‌شود. دو مربع در بالا و دو مربع در پایین قرار دارند و هر کدام از آن‌ها با توجه به میزان ضروری یا فوری بودن وظایف، به صورت زیر برچسب‌گذاری می‌شوند:

• مربع بالا سمت چپ: کارهای فوری و ضروری
• مربع بالا سمت راست: کارهای غیرفوری و ضروری
• مربع پایین سمت چپ: کارهای فوری و غیرضروری
• مربع پایین سمت راست: کارهای غیرفوری و غیرضروری

معرفی ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور که گاهی اوقات به آن جعبه آیزنهاور یا ماتریس تصمیم‌گیری آیزنهاور گفته می‌شود، راهی آسان و در عین حال بسیار موثر برای اولویت‌بندی و مدیریت وظایف و زمان است. به عقیده آیزنهاور، ما باید با در نظر گرفتن ضرورت و فوریت فعالیت‌های مختلف توجه و زمان خود را به آن‌ها اختصاص دهیم.

ماتریس آیزنهاور شما را وادار می‌کند تا تمام فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی کرده و به چهار گروه مختلف تقسیم‌بندی کنید. یکی از این چهار گروه که مربوط به کارهای غیرفوری و غیرضروری است، بلافاصله حذف می‌شود؛ بنابراین، فقط سه دسته وظایف ارزشمند باقی می‌ماند که باید روی آن‌ها تمرکز کنید.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور

مربع اول در ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور «انجام» نامیده‌ می‌شود؛ چون این وظایف بسیار مهم هستند و باید ترجیحا در همان روز انجام شوند.

کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند، معمولا به وقت و انرژی زیادی نیاز دارند و بیشتر افراد تمایلی به انجام آن‌ها ندارند. اگر شما این کارهای سخت را در ابتدای روز به پایان برسانید، از انجام وظایف بعدی بیشتر لذت می‌برید و عزت نفس‌تان بهبود می‌یابد.

سومین مربع ماتریس مدیریت زمان که به آن «تفویض» گفته می‌شود، مربوط به کارهایی است که فوری هستند، اما از اهمیت کمی برخوردارند.

مربع سوم برای کارهای گروهی اهمیت زیادی دارد. این وظایف را می‌توانید خودتان انجام دهید، اما محول کردن آن‌ها به یک شخص مناسب به بهبود کار گروهی کمک می‌کند؛ همچنین برای انجام وظایف دو مربع اول وقت بیشتری را در اختیار شما قرار می‌دهد.

شما باید وظایف محول شده را از طریق تلفن، ایمیل یا به طور حضوری پیگیری کنید تا از پیشرفت کار مطمئن شوید. تفویض اختیار بدون پیگیری بی‌ارزش است؛ چون در نهایت هیچ کس نسبت به نتیجه کار پاسخگو نخواهد بود و مسئولیت‌ مشکلات را بر عهده نخواهد گرفت.

آخرین مربع «حذف» نامیده می‌شود؛ چون به شما کمک می‌کند کارهای غیرفوری و غیرضروری را شناسایی کرده و آن‌ها را از برنامه خود حذف کنید. عادات نادرستی را که باعث اتلاف وقت شما می‌شوند، مشخص کنید و آن‌ها را کنار بگذارید.

نکات مهم برای مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

بهتر است در هنگام استفاده از ماتریس آیزنهاور به توصیه‌های زیر توجه کنید:

• لیست کارهایی که باید انجام دهید را مشخص کنید. با این کار، دیگر مجبور نیستید همه چیز را به خاطر بسپارید. علاوه بر این، خود را در قبال وظایفی که در اولویت قرار داده‌اید، مسئول می‌دانید.
• برای وظایفی که در هر یک از چهار گروه ماتریس مدیریت زمان قرار می‌دهید، سقف مشخص کنید. بهتر است در هر دسته‌بندی بیش از هشت وظیفه قرار ندهید.
• در پایان روز برای روز بعد برنامه‌ریزی کنید. صبح زود وظایف خود را مرور کرده و روی انجام آن‌ها تمرکز کنید.

• عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید. اجازه ندهید دیگران اولویت‌های شما را تعریف کنند. استفاده از هدفون از پرت شدن حواس شما در اثر سر و صدای محیط جلوگیری می‌کند. اگر همکاران‌تان در ساعات اوج کار حواس شما را پرت می‌کنند، به آن‌ها تذکر دهید.
• از ابزارهایی که به شما کمک می‌کنند عادت‌های بد را کنار بگذارید، استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید در ساعات کاری از ابزارهای مسدودکننده شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید.

کلام آخر

تکنیک‌های زیادی برای مدیریت بهتر زمان وجود دارد که یکی از آن‌ها ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور است. ماتریس آیزنهاور یک استراتژی کامل نیست؛ اما یک ابزار تصمیم‌گیری مفید محسوب می‌شود که بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به حذف رفتارهایی که باعث اتلاف وقت می‌شوند و به ندرت شما را به سمت اهدافتان سوق می‌دهند، کمک می‌کند.

سوالات متداول