اتصال سامانههای BPMS به نرمافزارهای مالی، منابع انسانی و CRM: مزایا و روشها
مدیریت همزمان چندین سامانه تخصصی در یک سازمان میتواند چالشبرانگیز باشد. تصور کنید بخش مالی شرکت با یک نرمافزار حسابداری جداگانه فاکتورها را ثبت میکند، واحد منابع انسانی درخواستهای مرخصی و ارزیابی عملکرد را در سامانهای مجزا پیگیری میکند و تیم فروش نیز از یک نرمافزار CRM مستقل برای ارتباط با مشتریان استفاده میکند. در این حالت، جابجایی دستی اطلاعات میان این سیستمها وقتگیر و خطاپذیر میشود. سامانههای مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) میتوانند این گرهگاه را باز کنند. برای مثال، یک راهکار جامع همچون رایورز BPMS سایت bpms.rayvarz.com امکان ایجاد یک بستر مشترک را فراهم میآورد تا جریانهای کاری سازمانی خودکار شوند و دادههای مهم بین سیستمها همگام باقی بمانند.
اتصال سیستمهای حسابداری و مالی به سامانه مدیریت فرآیند
یک سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار BPMS سامانهای است برای تعریف و خودکارسازی گردشکارهای سازمان که «از طریق اتوماسیون فرآیندهای مختلف به افزایش کارایی و بهرهوری سازمانها کمک میکند». وقتی این سامانه به نرمافزارهای مالی متصل شود، اطلاعات مالی مانند فاکتورها، پرداختها و اسناد حسابداری بهصورت خودکار تبادل میگردد. در نتیجه، خطاهای انسانی در ورود دادهها کاهش مییابد و سرعت پردازش امور مالی بهطور چشمگیری افزایش مییابد. افزون بر این، امکان تهیه گزارشهای تحلیلی دقیقتر از وضعیت مالی ایجاد میشود و تبادل اطلاعات بین واحد مالی و سایر بخشها سادهتر صورت میگیرد. بهعبارت دیگر، وقتی دادهها به صورت خودکار در سامانههای حسابداری و BPMS به اشتراک گذاشته شوند، حصول شفافیت مالی و هماهنگی واحدهای سازمانی بهبود مییابد. برای نمونه، ارسال خودکار اسناد حسابداری از BPMS به نرمافزار مالی میتواند زمان بسته شدن دوره حسابرسی را بهشدت کاهش دهد و نیروی انسانی کمتری برای ورود دستی اطلاعات نیاز باشد.
اتصال سامانه منابع انسانی به مدیریت فرآیندها
در حوزه منابع انسانی نیز یکپارچهسازی فرایندها مزایای زیادی دارد. فرایندهایی مانند جذب و استخدام نیرو، ثبت درخواست مرخصی، تخصیص آموزش و ارزیابی عملکرد کارکنان، اغلب به صورت دستی و جدا از هم پیش میروند. استفاده از یک سامانه مدیریت فرایند (BPMS) این امکان را میدهد که این فرایندها خودکار شوند. برای مثال، با خودکارسازی گردشکار درخواست قرارداد استخدام، پس از تأیید صلاحیت متقاضی، فرم قرارداد بهصورت الکترونیکی برای امضای مدیران ارسال شده و نیاز به پیگیری دستی حذف میشود. به طور کلی، «بهبود فرآیندهای مدیریت منابع انسانی» با بهکارگیری BPMS به افزایش کارایی و سرعت انجام عملیات و کاهش هزینهها و خطاها میانجامد. همچنین فرمهای آنلاین، مانند فرمهای درخواست مرخصی یا آموزش، بهسادگی در سامانه BPMS طراحی میشوند و هرگونه تغییر در نیازهای کارکنان در آنها اعمال میگردد. این خودکارسازی، علاوه بر تسهیل کار پرسنل منابع انسانی، شفافیت فرایندها را افزایش داده و هماهنگی واحدها را تقویت میکند.
یکپارچهسازی CRM با سامانه مدیریت فرآیند
سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) عموماً وظیفه نگهداری اطلاعات مشتری و پشتیبانی فروش را بر عهده دارد، اما هنگامی که با یک BPMS یکپارچه شود، قدرت بیشتری پیدا میکند. یک BPMS میتواند گردشکارهای مرتبط با فروش و خدمات مشتری را هماهنگ کند و وظایفی مثل ثبت سفارش یا پیگیری درخواست مشتری را خودکار انجام دهد. بنابراین وظایف بین واحدهای فروش، پشتیبانی و مالی همزمان بهروز میشود و عملکرد سازمان در تعامل با مشتریان بهبود مییابد. به عنوان مثال، با اتصال CRM به BPMS امکان گردآوری خودکار اطلاعات مشتریان و تولید داشبوردهای تحلیلی فراهم میشود؛ بدینمعنا که همه دادههای مشتریان یکپارچهشده و گروههای مختلف قادرند وضعیت فروش، بازخوردها و اولویتهای بازار را سریعاً مشاهده کنند. نتیجه این یکپارچهسازی کاهش هزینه و زمان انجام فعالیتهای مشتریمداری و افزایش بهرهوری پرسنل است.
مزایای اصلی یکپارچهسازی سامانهها
به طور کلی، یکپارچهسازی سامانههای BPMS با نرمافزارهای سازمانی منجر به افزایش چشمگیر بهرهوری و چابکی سازمان میشود. دادهها بدون نیاز به ورود دستی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل میشوند و ضمن کاهش خطاهای انسانی، سرعت انجام امور بالا میرود. در نتیجه تهیه گزارشهای مدیریتی مانند گزارشهای مالی یا شاخصهای عملکرد کارکنان با دقت و سرعت بیشتر ممکن میگردد. افزون بر این، هماهنگی بهتر میان واحدهای مختلف (مالی، فروش، منابع انسانی و…) بهبود مییابد و واحدها با استفاده از اطلاعات یکپارچه تصمیمهای بهتری میگیرند. به زبان ساده، خودکارسازی متمرکز فرآیندها موجب حذف دوبارهکاریها و شفافیت بیشتر فرایندهای کلیدی سازمان میشود که در مجموع به ارتقای کیفیت خدمات و افزایش رضایت ذینفعان کمک میکند.
روشهای اتصال و یکپارچهسازی
برای برقراری ارتباط میان BPMS و سایر سیستمهای سازمانی، معمولاً از چند روش متداول استفاده میشود. یکی از رایجترین شیوهها، استفاده از وبسرویسها و API است؛ در این روش رابطهای استاندارد برنامهنویسی امکان تبادل خودکار دادهها را فراهم میکنند. روش دیگر، بهکارگیری بانک اطلاعاتی مشترک است که در آن یک پایگاه داده مرکزی ایجاد شده و هر دو سیستم میتوانند دادهها را به آن نوشته و از آن بخوانند. همچنین برخی سازمانها برای انتقال و همگامسازی اطلاعات از ابزارهای ETL (استخراج، تبدیل و بارگذاری داده) استفاده میکنند که میتوانند اطلاعات مالی یا انسانی را از یک سامانه به دیگری منتقل کنند. جدول زیر خلاصهای از این روشها و شرح هرکدام را نشان میدهد:
| روش یکپارچهسازی | شرح |
| وبسرویسها و API | با استفاده از رابطهای برنامهنویسی استاندارد، سیستمها قادر به تبادل سریع و خودکار دادهها هستند، به طوری که هر تغییر در یک سامانه فوراً در دیگر سیستمها منعکس میشود. |
| پایگاه داده مشترک | ایجاد یک پایگاه داده مرکزی که هم BPMS و هم سیستم مقصد (مثلاً مالی یا منابع انسانی) به آن متصل باشند؛ در این حالت دادهها از طریق این مخزن به اشتراک گذاشته میشوند. |
| ابزارهای ETL | استفاده از نرمافزارهای استخراج و تبدیل داده برای انتقال ساختاریافته اطلاعات بین سیستمها؛ این ابزارها میتوانند دادهها را استخراج، پردازش و به سامانهی مقصد بارگذاری کنند. |
بهطور مثال، بسیاری از سامانههای مدیریت فرآیند داخلی رابطهای برنامهنویسی استانداردی دارند که یکپارچهسازی با سیستمهای خارجی را تسهیل میکند. رایورز BPMS از طریق APIهای خود امکان اتصال مستقیم به نرمافزارهای حسابداری، پرسنلی و CRM را فراهم کرده است؛ بدین ترتیب دادههای صورتحساب یا فرمهای درخواست کارکنان بهسرعت در همه سیستمهای مرتبط قابل دسترس خواهند بود. در نتیجه، هر سازمانی میتواند با توجه به نیاز خود یکی از این روشها را انتخاب کرده و فرایندهای درونسازمانی خود را به شکل هوشمندانهای به یکدیگر متصل کند.
در مجموع، تلاش برای یکپارچهسازی فرایندها و دادهها در سازمان یک گام کلیدی برای بهبود عملکرد است. استفاده از ابزارهای BPM با قابلیتهای یکپارچهسازی (مانند رایورز BPMS) این امکان را به شرکتها میدهد تا ضمن خودکارسازی فرایندها، هماهنگی واحدها را بهبود بخشند و فرآیندهای پیچیده کسبوکار را سادهتر اجرا کنند. به این ترتیب شرکتها میتوانند با حداقل خطای انسانی و بیشترین سرعت، به اهداف مالی و مشتریمداری خود دست یابند.
