گام‌های اصلی و ویژگی‌های یک برنامه موفق چیست؟

آیا می‌توانید برای روز خود یک برنامه ریزی موفق داشته باشید؟ برنامه ریزی بلندمدت، هفتگی و ماهانه چطور؟ آیا روش یا سیستمی را ایجاد کرده‌اید که به شما اجازه دهد تمام وظایف خود را با موفقیت انجام دهید و بدون اینکه روابط اجتماعی و عاطفی‌تان آسیب ببیند، به اهدافتان برسید؟

همه انسان‌ها اهدافی دارند که همواره به دنبال تحقق آن‌ها هستند. بدین منظور باید بهترین راه را برای رسیدن به خواسته‌های خود مشخص کنند و تصمیم بگیرند که برای رسیدن به آن‌ها چه کارهایی انجام دهند. با جرات می‌توان گفت که با یک برنامه ریزی خوب تقریبا می‌توان به هر هدفی رسید.

مهارت‌هایی وجود دارند که همه ما باید در سطح پایه یاد بگیریم. برنامه ریزی یکی از این مهارت‌ها است. در این مقاله از ایده آل مگ نکاتی را درباره مراحل برنامه ریزی با شما به  اشتراک می‌گذاریم و مهم‌ترین ویژگی‌های یک برنامه ریزی موفق را معرفی می‌کنیم. با ما همراه شوید.

اهمیت برنامه ‌ریزی

برنامه ریزی کلید موفقیت است. در حقیقت، بیشتر دستاوردهای انسان را می‌توان به برنامه ریزی دقیق نسبت داد. با برنامه ریزی کردن است که اهداف مشخص می‌شوند، تصمیم‌گیری صورت می‌گیرد، پیش‌بینی‌ها انجام می‌شوند و استراتژی‌ها آغاز می‌شوند؛ بنابراین، برنامه ریزی برای همه ابعاد زندگی اهمیت زیادی دارد.

برنامه ریزی مهم است، چون:

• به شما در شناسایی دقیق اهداف کمک می‌کنید؛ در نتیجه، راحت‌تر تصمیم می‌گیرید که چه کاری انجام دهید.
• از انجام کارهای بیهوده جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود هدفمند کار کنید.
• شما را تشویق می‌کند قبل از شروع کار به مواردی که در رسیدن به اهداف کمکتان می‌کنند و چیزهایی که می‌توانند شما را از دستیابی به آن‌ها باز دارند، فکر کنید.
• به شما کمک می‌کند تا درباره نحوه استفاد از منابع (افراد، زمان، پول، اطلاعات و تجهیزات) به بهترین نحو تصمیم‌گیری کنید.
• در مدیریت زمان موثر است و بین زندگی و کار شما تعادل ایجاد می‌کند.
• مبنایی را برای شما ایجاد می‌کند که از طریق آن بتوانید دستاوردهای خود را ارزیابی کنید.

مراحل برنامه ریزی موفق

فرقی ندارد برای چه کاری برنامه ریزی می‌کنید، در هر صورت برای داشتن یک برنامه موفق باید مراحل مشخصی را طی کنید که د‌ر ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.

قدم اول: شناسایی وضعیت فعلی

قبل از اینکه بتوانید اهداف خود و بهترین مسیر برای رسیدن به آن‌ها را تعیین کنید، باید بفهمید در چه شرایطی قرار دارید. با ارزیابی وضعیت و جایگاه فعلی خود می‌توانید به نقاط قوت و ضعفتان پی ببرید و فرصت‌ها و تهدیدها را شناسایی کنید.

قدم دوم: شناسایی اهداف

اگر به دنبال یک برنامه ریزی موفق هستید، باید بدانید که می‌خواهید به چه چیزی برسید. آیا می‌خواهید تجارت خود را گسترش دهید؟ استراتژی‌های بازاریابی خود را بهبود بخشید؟ ارتقاء شغلی داشته باشید؟ گیاه‌خوار شوید؟ زمان بیشتری را با عزیزان خود سپری کنید؟

تعیین اهداف یکی از مهم‌ترین مراحل برنامه ریزی است. برنامه‌ها به منظور دستیابی به اهداف مشخص شده تهیه می‌شوند؛ از این رو، تعیین اهداف گام مهمی در فرآیند برنامه ریزی محسوب می‌شود. سعی کنید دقیقا آنچه را که می‌خواهید به دست آورید، در اولین فرصت ممکن تعریف کنید.

اهداف جهت‌گیری کلی را مشخص می‌کنند و می‌توانند کوتاه‌مدت و بلندمدت باشد. آن‌ها نتیجه نهایی که می‌خواهید به آن برسید را نشان می‌دهند و به شما کمک می‌کنند که در مسیر درست گام بردارید.

قدم سوم: شناسایی فعالیت‌هایی که باید انجام پذیرد

مرحله سوم فرآیند برنامه ریزی، شناسایی کارهایی است که باید برای رسیدن به اهداف خود انجام دهید. بیشتر اوقات، راه‌های زیادی برای دستیابی به اهداف وجود دارد که همه آن‌ها باید شناسایی شوند. شما باید تمام این گزینه‌ها را به طور دقیق بررسی کنید و جوانب مثبت و منفی آن‌ها را بسنجید. همچنین باید مشخص کنید که انجام هر کدام از آن‌ها با چه دشواری‌هایی همراه است و احتمال موفقیت هر کدام چقدر است.

با تجزیه و تحلیل دقیق است که مطمئن می‌شوید برنامه مشخص شده می‌تواند به بهترین و کارآمدترین شکل ممکن شما را به اهدافتان برساند. هر چقدر در مورد کاری که می‌خواهید انجام دهید شفافیت کمتری وجود داشته باشد، اثربخشی برنامه شما کمتر می‌شود.

هدف نهایی خود را مشخص کنید؛ سپس هر کاری را که برای رسیدن به آن باید انجام دهید، بنویسید.  به خاطر داشته باشید که برنامه شما ممکن است در حین  انجام کار تغییر کند؛ بنابراین، انعطاف‌پذیر باشید.

قدم چهارم: ارزیابی اینکه چقدر زمان دارید

هنگامی که برای انجام وظایف خود برنامه ریزی می‌کنید، باید به مدت زمانی که در اختیار دارید توجه کنید؛ سپس با در نظر گرفتن این نکته و به طور واقع‌بینانه مدت زمان لازم برای تحقق هر هدف را مشخص کنید. این کار به کنترل استرس کمک و احتمال به تعویق انداختن کارها را کمتر می‌کند.

گاهی اوقات، ممکن است شرایط یا رویدادهای پیش‌بینی نشده‌ای به وجود بیایند که زمان رسیدن به اهداف را به تاخیر بیندازند. اگر این اتفاق افتاد، ناامید نشوید. در برنامه خود تجدید نظر کنید و با امیدواری به کار خود ادامه دهید.

قدم پنجم: انجام اولویت‌بندی در کارها

بسیاری از ما صبح خود را با این امید شروع می‌کنیم که تا پایان شب به ده‌ها کار خود رسیدگی کنیم؛ اما در پایان روز متوجه می‌شویم که هیچ‌یک از کارهای مهم خود را انجام نداده‌ایم. برای حل این مشکل باید لیستی از وظایف و کارهای خود تهیه کرده و آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. با انجام این کار اجرای برنامه راحت‌تر می‌شود.

قدم ششم: کنار گذاشتن وقت برای اتفاقات پیش‌بینی نشده

یکی از مهم‌ترین اشتباهاتی که ممکن است هنگام برنامه ریزی مرتکب شوید، ایجاد یک برنامه زمان‌بندی فشرده است. برنامه ریزی همیشه برای آینده انجام می شود و همان‌طور که می‌دانید آینده نامشخص است و ممکن است شرایط در حین اجرای برنامه تغییر کند؛ بنابراین، برای داشتن یک برنامه ریزی موفق باید خود را برای اتقافات پیش‌بینی نشده آماده کنید.

قدم هفتم: برنامه ریزی برای زمان آزاد

برای اوقات فراغت و استراحت خود هم برنامه ریزی کنید تا با گذشت زمان خسته نشوید. مطالعات نشان می‌دهد که برنامه ریزی برای اوقات فراغت می‌تواند به افزایش رضایت از زندگی کمک کند

ثابت شده است که ساعات کار طولانی بازدهی را کاهش می دهد. کار زیاد و کم‌خوابی تاثیر منفی روی بهره وری شما دارد؛ پس اگر بزرگسال هستید حداقل 7 ساعت در شب و اگر نوجوان هستید 8/5 ساعت در شب بخوابید.

ویژگی‌های برنامه ریزی موفق

معمولا برنامه ریزی به عنوان تصمیم‌گیری قبل از انجام کار تعریف می‌شود. برنامه ریزی یک فرآیند فکری است که شامل تعیین اهداف و همچنین مشخص کردن فعالیت‌های لازم برای دستیابی به آن‌ها می‌شود. مهم‌ترین ویژگی‌های یک برنامه ریزی موفق عبارتند از:

برنامه ریزی باید جامع و فراگیر باشد

در برنامه ریزی باید به تمام اهداف و اقدامات مورد نیاز برای رسیدن به آن‌ها اشاره شود. فرقی ندارد ماهیت فعالیت شما چه باشد، برای کسب موفقیت به یک برنامه کامل و جامع نیاز دارید. البته وسعت برنامه ریزی ممکن است بسته به نوع کار و وظایف شما متفاوت باشد.

برنامه ریزی باید واقع‌بینانه باشد

برنامه ریزی نه شعر است و نه فلسفه. بلکه یک فرآیند مبتنی بر واقعیت‌ و تجربه است و در نتیجه ماهیت واقعی دارد. یک برنامه ریزی موفق برنامه‌ای است که با توجه به توانایی‌های شما امکان اجرای آن وجود داشته باشد.

برنامه ریزی باید آینده‌گرا باشد

هیچ برنامه‌ای بدون آینده‌نگری و پیش‌بینی وقایع نمی‌تواند ادامه پیدا کند. آینده‌نگری به معنی ارزیابی آینده و آماده شدن برای آن است. برنامه ریزی ترکیبی از پیش‌بینی‌های کوتاه‌مدت یا بلندمدت مختلف است. همه این پیش‌بینی‌ها در یک برنامه واحد ادغام می‌شوند و به عنوان راهنما عمل می‌کنند.

برنامه ریزی باید هدف‌گرا باشد

تمام برنامه‌ها با اهداف و مقاصد خاصی مرتبط هستند؛ بنابراین، همه برنامه‌هایی که مشخص می‌کنید باید بتوانند به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کنند. برنامه ریزی بدون ارتباط با اهداف و مقاصد معنایی ندارد.

برنامه ریزی باید مستمر و ادامه‌دار باشد

برای تداوم فعالیت‌ها و تضمین موفقیت ضروری است که یک برنامه مستمر و ادامه‌دار داشته باشید. به طوریکه برنامه دوم شما باید در راستای برنامه اول باشد و از آن پیروی کند و این روند تا انتها ادامه یابد.

برنامه ریزی یک فرآیند فکری است

برنامه ریزی یک فرآیند فکری و عقلانی است. به عبارت دیگر، یک تمرین ذهنی است که شامل تخیل، آینده‌نگری و قضاوت صحیح می‌شود و به تفکر قبل از انجام کار نیاز دارد. اندیشیدن به اهداف و مسیرهای رسیدن به آن‌ها از مهم‌ترین اجزای برنامه ریزی است.

برنامه ریزی باید باعث بهبود کارآیی شود

برنامه ریزی به سمت کارآیی هدایت می‌شود. اگر یک برنامه ریزی موفق داشته باشید، می‌توانید با حداقل هزینه به بیشترین بهره‌وری برسید. یک طرح و برنامه خوب باید بیشترین رضایت را برای کسانی که مسئول اجرای آن هستند، به ارمغان آورد.

باید انعطاف‌پذیر باشد

برنامه‌ها نباید سفت و سخت باشند. باید تا حد امکان منعطف باشند تا با در نظر گرفتن شرایط بتوان آن‌ها را تغییر دارد. برنامه ریزی یک فعالیت پویا است و سخت‌گیری بیش از حد در مورد اجرای آن می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد.

برنامه‌ریزی بسیار عالی است؛ چون به شما این امکان را می‌دهد که از تمام کارهایی که باید انجام دهید، آگاه باشید؛ اما انعطاف‌ناپذیر بودن در مورد جابجایی وظایف توصیه نمی‌شود. انعطاف‌پذیری منشاء خلاقیت است و به بهبود مهارت‌های ارتباطی، حل مسئله و نوآوری کمک می‌کند.

باید قابل اجرا باشد

یک برنامه زمانی ارزشمند است که در عمل قابل اجرا باشد. برنامه‌ای که از نظر تئوری خوب باشد اما در رسیدن به  اهداف مشخص شده بی‌تاثیر باشد، بی‌فایده است و باعث سرخوردگی شما می‌شود.

باید متناسب با توانایی و استعداد هر فرد یا مجموعه باشد

در هنگام آماده کردن برنامه‌ها باید واقع‌بین باشید و به مهارت‌های خود یا امکانات شرکت توجه کنید. اگر بیش از حد روی استعدادها و توانایی‌های خود حساب باز کنید، در هنگام اجرای برنامه‌ها با چالش‌های جدی مواجه می‌شوید. برای پیشگیری از بروز این مشکل بهتر است قبل از برنامه ریزی لیستی از توانایی‌ها و امکانات خود تهیه کنید.

باید منحصر به فرد باشد

هر فردی باید با توجه به ویژگی‌ها، نیازها  و شرایط خود برنامه‌هایش را مشخص کند؛ چراکه افراد مختلف از نظر استعداد، مهارت و امکانات با یکدیگر متفاوت هستند.

به عنوان مثال اگر بیدار شدن در ساعت 5 صبح برای شما مفید نیست، فقط به این دلیل که بعضی از افراد موفق این کار را انجام می‌دهند، خود را ملزم به انجام آن نکنید. اگر قرار است صبح زود بیدار شوید اما تا شب خواب‌آلوده و بدخلق باشید، ارزشش را ندارد.

کلام پایانی

یادگیری نحوه برنامه ریزی برای روز، هفته یا سال می‌تواند نگاه شما را نسبت به جهان تغییر دهد. بیدار شدن از خواب با دانستن اینکه به کجا می‌روید، چرا از رختخواب بلند شده‌اید و تا چه حد با اهدافتان فاصله دارید، چیزی است که زندگی را رضایت‌بخش‌تر می‌کند.

سوالات متداول