اهمال کاری چیست؟ چگونه آن را متوقف کنیم؟

همه ما بارها در زندگی به اهمال کاری یا تنبلی متهم شده‌ایم. در واقع همیشه کاری جالب‌تر از فعالیت فعلی که مشغول به آن هستیم وجود دارد. در بیشتر موارد افراد با نزدیک‌شدن به موعد مقرر تحویل پروژه، انرژی دو چندانی برای انجام‌ دادن آن پیدا می‌کنند. گاهی هم ممکن است به شوخی بگویند «کار را باید در دقیقه نود انجام داد». این در حالی است که خود را دانسته یا نادانسته قربانی انواع مختلف تنبلی می‌کنیم.

انواع اهمال‌کاری

بر اساس یک نظرسنجی که در سال 2015  انجام شد، یک فرد عادی روزانه حدود 218 دقیقه از زمان خود را برای انجام کارهای بی‌اهمیت از دست می‌دهد. به عبارتی او 55 روز از سال خود را از دست می‌دهد. این در واقع زمانی زیادی است که یک انسان به بطالت می‌گذراند.

بدیهی است که ما باید با اهمال کاری مبارزه کنیم. برای مبارزه با این موضوع اولین قدم این است که انواع آن و راه‌های مقابله با آن را بشناسیم. در این صورت می‌توانیم تا حدودی در رسیدن به این هدف موفق شویم.

1. کمال‌گرایی در افراد اهمال‌کار

افراد کمال‌گرا کسانی هستند که بیش از حد به جزئیات اهمیت می‌دهند. یک کمال‌گرا به دلیل تمرکزی که بر جزئیات دارد، از شروع کار می‌ترسد. به همین دلیل به این افراد توصیه می‌شود به‌جای هدر دادن زمان برای تمرکز روی جزئیات، هدف فعالیت خود را به طور شفاف مشخص کنند و روی آن تمرکز کنند. علاوه بر این، برای هر یک از کارهای خود محدودیت زمانی تعیین کنند. این روند موجب کاهش اهمال کاری در انجام فعالیت‌های ضروری می‌شود.  همچنین فرد کمال‌گرا را مجبور می‌کند که فقط به کار خود متمرکز بوده و آن را در چارچوب زمانی مشخص­ شده به پایان برساند.

به‌عنوان نمونه اگر می‌خواهید گزارشی بنویسید، ابتدا هدف گزارش را مشخص کنید. برای مثال اگر هدف گزارش ارائه تغییرات در داده‌های چند ماه گذشته است، در زمینه استفاده از کلمه‌های زیبا زیاد دقت نکنید. در مقابل بیشتر روی شکل‌ها، نمودارها و داده‌های آماری تمرکز داشته باشید. در این صورت بهتر می‌توانید به هدف خود دست پیدا کنید.

2. رویاپردازی و اهمال کاری

رویاپردازان افرادی هستند که از طراحی و برنامه‌ریزی، بیشتر از عمل به برنامه لذت می‌برند. این دسته از افراد بسیار خلاق هستند. این در حالی است که به‌سختی می‌توانند یک برنامه را به پایان برسانند.

رویا‌پردازی می‌تواند سبب ایجاد انگیزه شده و هدفی برای تلاش و پیشرفت افراد باشد. رویا‌پردازی ابزاری قوی برای تحقق اهداف است، درصورتی‌که اگر به رویاهای غیرواقعی تبدیل شود، می‌تواند موجب بروز تنبلی شود. زمانی که فرد بیش از حد درگیر رویا‌ شده و تلاش واقعی را کنار می‌گذارد، تنبلی در زندگی‌اش ظهور می‌کند.

بهترین توصیه برای این گروه از افراد این است که هدف‌های خود را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنند. در چنین حالتی راحت‌تر به اهداف خود دست پیدا خواهند کرد. به طور مثال اگر دوست دارید سحر خیر باشید، یک هدف مشخص برای آن تعیین کنید. به‌عنوان نمونه  «در عرض 3 هفته، من هر روز ساعت 6:30 صبح از خواب بیدار خواهم شد.» در ادامه هدف را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید:

• برنامه‌ریزی کنید که حتما قبل ساعت 11 شب به رختخواب بروید.
• زنگ ساعت را طوری تنظیم کنید که ساعت خواب را به شما یادآوری کند.

در حین روند، پیشرفت خود را ارزیابی کرده و دستاوردهای خود را برای هر کار بررسی کنید. در این صورت به‌راحتی می‌توانید تشخیص دهید که کدام کارها فقط اتلاف وقت هستند و اهمیت کمی دارند. این ارزیابی می‌تواند به شما کمک کند تا روی کارهای بیشتر تمرکز کنید. به دنبال آن نتایج مثبت و بهره‌وری بیشتری نصیبتان خواهد شد.

3. کمبود اعتمادبه‌نفس و اهمال کاری

این دسته از افراد دائم در تلاش برای تخریب شخصیت خود هستند. یکی از نگرانی‌های این افراد ناتوانی در انجام کارهایی است که به آنها محول می­شود. این گروه ترجیح می‌دهند پروژه‌های خود را به تعویق بیندازند تا اینکه مرتکب اشتباه شده و  توسط دیگران قضاوت شوند.

اگر شما هم از این دسته افراد هستید، بهتر است در ابتدای روز ایمیل و پیام‌های خود را چک نکنید. معمولا ایمیل‌ها حاوی پیام­‌های بی‌اهمیت هستند. به همین دلیل چک‌کردن آنها در ابتدای روز موجب ازدست‌رفتن بخش زیادی از زمان و انرژی خواهد شد.

بهتر است ‌به­ جای چک‌کردن ایمیل و پیام‌ها ابتدا روی مواردی تمرکز کنید که برایتان خوشایند نیست. به بیان ساده‌تر صبح خود را صرف کارهایی کنید که برایتان چالش‌برانگیز است. این سبک از برنامه‌ریزی باعث ایجاد احساس موفقیت در شما شده و کمک می‌کند تا بهترین بهره‌وری را از روز خود داشته باشید.

همچنین سعی کنید وظایف خود را به وظایف فرعی کوچک‌تر تقسیم کنید. قدم اول این است که بدانید برای یک کار معین چقدر زمان و انرژی لازم است. دقت داشته باشید که این محاسبات را واقع‌بینانه انجام دهید.

4. دمدمی‌مزاجی و اهمال کاری

افراد دمدمی‌مزاج در اولویت‌بندی وظایف خود دچار مشکل هستند. این دسته از افراد اهمال کار، یا می‌خواهند تعداد زیادی کار را با هم انجام دهند یا از کار کردن روی فعالیت­هایی که به نظرشان ارزش تلاش ندارد، خودداری می‌کنند. آنها نمی‌دانند چگونه مهم­ترین کار را انتخاب کنند و به‌سادگی تصمیم خود را به تعویق می‌اندازند.

اگر جز افراد دمدمی­ مزاج هستید، بهتر است اولویت‌های خود را مشخص کنید. دقت داشته باشید که کارهای فوری و مهم باید در اولویت باشند، به این دلیل که زمان و انرژی شما محدود است و نباید آن را برای مواردی که مهم نیستند هدر دهید.

به‌عنوان نمونه پاسخ‌دادن به ایمیلی که می‌گوید «لطفا دراسرع‌وقت با من تماس بگیرید» فوری به نظر می‌رسد. بااین‌حال قبل از اینکه به آن ایمیل پاسخ دهید، به اهمیت آن در مقایسه با کارهای دیگر فکر کنید.

پاسخ‌دادن به ایمیل زمان کمی را به خود اختصاص می‌دهد، درصورتی‌که بهره زیادی ندارد. به‌جای آن زمان خود را به رفع یک مشکل مهم یا حل‌کردن یک مسئله حیاتی اختصاص دهید؛ چراکه با رفع مشکل، تمام پروژه‌های موجود به بهترین شکل پیش رفته و به نفع کل شرکت خواهد بود.

به چه دلیلی اهمال کاری رخ می‌دهد؟

اهمال کاری پدیده‌ای است که می‌تواند تاثیرات جدی و مخربی بر زندگی افراد و جوامع داشته باشد. این مساله معمولا نتیجه نادیده‌ گرفتن وظایف یا تعهدات مورد انتظار است. چنین پدیده‌ای می‌تواند منجر به عدم پیشرفت و از بین‌ رفتن فرصت‌ها شود. این مساله دلایل متنوعی دارد که  در این قسمت به بعضی از آنها اشاره می‌کنیم.

1. کمبود انگیزه و اهمیت

افراد ممکن است به دلایل مختلفی انگیزه کافی برای انجام وظایف خود نداشته باشند. در چنین شرایطی فعالیت یا فعالیت‌ها اهمیت خود را از دست می‌دهد. در بیشتر اوقات این مساله زمانی رخ می‌دهد که فرد ارتباط عمیقی با اهداف و دستاوردهای خود نداشته باشد.

2. ناتوانی در مدیریت زمان

کمبود توانایی در مدیریت زمان می‌تواند موجب شود که افراد وظایف خود را به تاخیر بیندازند. در چنین شرایطی فرد با استرس زیادی مواجه خواهد شد. از طرفی زمان لازم برای ارائه فعالیت را از دست‌ داده، از طرفی هم توانایی یا مهارت سرعت‌بخشیدن به فعالیت را ندارد. استرس ناشی از این شرایط موجب می‌شود که فرد خسته شده و فعالیت را به‌صورت ناتمام رها کند.

3. عدم تعیین اولویت

زمانی که فرد توانایی اولویت دادن به کارها را نداشته باشد، در میان انبوهی از فعالیت‌ها به‌ راحتی دچار سردرگمی می‌شود. چنین فردی ممکن است زمان زیادی را به فعالیت غیرفوری اختصاص دهد. عدم تطابق میان نوع فعالیت و زمان اختصاص داده شده به آن، علاوه بر ایجاد بی‌نظمی در کارها، بی‌اعتمادی سایر افراد را هم به همراه خواهد داشت.

4. نگرانی و استرس

اهمال کاری در بسیاری موارد انجام کارها را به تعویق می‌اندازد. شروع فعالیت در آخرین لحظات، موجب بروز استرس و نگرانی در فرد شده و ممکن است به کیفیت کار آسیب وارد کند. زمانی که استرس در فرد یا گروه ایجاد شود، فعالیت به‌درستی انجام نخواهد شد. در چنین شرایطی انگیزه فرد هم برای ادامه فعالیت از بین می‌رود.

5. کمبود اعتمادبه‌نفس

فردی که اعتمادبه‌نفس کافی برای انجام فعالیتی را نداشته باشد، از هر روش برای به تعویق‌ انداختن فعالیت استفاده می‌کند. فرد اهمال کاری که اعتمادبه‌نفس کمی دارد، نمی‌تواند در حد توانایی خود فعالیتی را به انجام برساند. در چنین شرایطی استرس و نگرانی زیادی ایجاد شده و فرد ممکن است فعالیت را به‌صورت ناقص رها کند. تکرار این چرخه معیوب می‌تواند موجب بروز مشکلات زیادی در فرد شود.

چگونه بر اهمال کاری غلبه کنیم؟

طبیعی است که تغییر عادت، نیازمند ‌صرف انرژی روانی زیادی است. هرچند ترفندهایی وجود دارند که در کوتاه‌مدت، می‌توانند به افراد کمک کنند تا فعالیت‌ها را با حداقل اتلاف وقت انجام دهند.

برای جلوگیری از اهمال کاری، می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

• برنامه روزانه منظمی داشته باشید: برنامه‌ریزی موثر و واقع‌گرایانه باعث می‌شود وقت خود را بهینه‌تر مدیریت کنید.
• اهداف خود را مشخص کنید: اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را مشخص کرده و به‌تدریج به سمت آن‌ حرکت کنید. دقت داشته باشید که نیاز نیست ابتدای کار تمامی ابزارهای لازم را در دسترس داشته باشید.
• از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید: تکنیک‌هایی مانند تقسیم وقت، ماتریکس اولویت‌بندی و مواردی از این‌ قبیل به شما کمک می‌کند که به بهترین شکل، زمان خود را مدیریت کنید.
• ورزش کنید: ورزش منظم به افزایش انرژی و تمرکز شما کمک می‌کند.
• استرس خود را مدیریت کنید: رفتارهای مناسب جهت کنترل و مدیریت استرس را یاد بگیرید. با استفاده از چنین رفتارهایی می‌توانید در موقعیت‌های پر تنش خود را کنترل کرده و بهترین بهره‌وری را داشته باشید.
• عادات مثبت در خود ایجاد کنید: عادت‌های مثبت مانند خواب منظم، تغذیه سالم و مدیتیشن به بهبود تمرکز و انگیزه شما کمک می‌کنند.

از مشاور کمک بگیرید: در مواردی مانند تنبلی شدید که تأثیر منفی بر زندگی‌ دارد، مشورت با یک متخصص می‌تواند بسیار موثر باشد.

در نهایت اهمال کاری چیست؟

اهمال کاری پدیده‌ای پیچیده است که تأثیرات گسترده‌ای بر زندگی فردی و کاری افراد می‌گذارد. عوامل مختلفی در بروز این پدیده نقش دارند از جمله پدیده‌های روان‌شناختی، محیطی و سازمانی. علاوه بر این، تنبلی در کاهش عملکرد، افزایش خستگی و کاهش رضایت شغلی نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند. به همین دلیل برای غلبه با چنین مشکلاتی راهکارهای مختلفی در نظر گرفته می‌شود، مانند: مدیریت زمان، تشویق و پاداش، ارتقا انگیزه و مواردی از این‌ قبیل. به‌طور کلی درک عمیق از عوامل اهمال ­کاری و اجرای راهکارهای مناسب، می‌تواند به بهبود عملکرد و رضایت در سطح فردی و سازمانی کمک کند. همچنین توجه به جنبه‌های روان‌شناختی و روانپزشکی هم در مداخله با چنین مساله‌ای بسیار اهمیت دارد.

سوالات متداول