اصول مدیریت زمان و 27 تکنیک مدیریت زمان ثابت شده

آیا همیشه از کمبود وقت شکایت دارید؟ آیا زندگی کاری شما تمام وقتتان را می‌گیرد و برای انجام سایر کارها فرصتی برای شما باقی نمی‌گذارد؟ آیا تمام کارهایتان را به آخر هفته و سرانجام به هفته بعد موکول می‌کنید؟ اگر پاسخ شما «مثبت» است، لازم است با اصول و چند تکنیک مدیریت زمان آشنا شوید.

مدیریت زمان مهارت بسیار مهمی است که بیشتر افراد دوست دارند آن را بیاموزند. آن‌ها دائما در جستجوی راه‌هایی هستند که بتوانند به کمک آن‌ها از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنند. اگرچه استراتژی‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد، اما بعضی از آن‌ها برای همه موقعیت‌ها مفید هستید.

در این مقاله از ایده آل مگ مهم‌ترین تکنیک های مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند زندگی متعادل و سازنده‌ای داشته باشید. با ما همراه باشید.

معرفی اصول مدیریت زمان

همه ما دوست داریم کارهای خود را به بهترین نحو انجام دهیم و به موفقیت‌های بزرگ برسیم. دستیابی به این هدف بدون آشنایی با اصول مدیریت زمان و استفاده از آن در کار و زندگی امکان‌پذیر نیست. مهم‌ترین این اصول که با توجه به زندگی افراد موفق گردآوری شده‌اند، عبارتند از:

1. با مفهوم مدیریت زمان آشنا شوید

هدف از مدیریت زمان استفاده بهینه از وقت است. آشنایی با اصول مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که در یک مدت زمان محدود کارهای بیشتری انجام دهید.

شما با بکارگیری این اصول می‌توانید کارهای خود را بر اساس ضرورت و فوریت اولویت‌بندی کرده و زمان مشخصی را به هر یک از آن‌ها اختصاص دهید.

2. ارزش‌های خود را مشخص کنید

به این فکر کنید که مهم‌ترین اهداف و ارزش‌های شما چیست و در زندگی به دنبال چه چیزی هستید؛ سپس به نحوی برنامه‌ریزی کنید که بتوانید مطابق این ارزش‌ها زندگی کرده و در نهایت به اهداف خود برسید.

3. محدودیت‌های خود را بشناسید

بهترین راه برای خلاق بودن این است که محدودیت‌ها را مشخص کنید. اگر احساس می‌کنید به جایی نمی‌رسید، احتمالا به این دلیل است که محدودیت‌ها را تعریف نکرده‌اید. به عنوان مثال اگر برای یک کار محدودیت زمانی مشخص کنید، بهتر از وقتی که زمان نامحدودی در اختیار دارید می‌توانید تلاش خود را متمرکز کنید.

4. یک الگوی مدیریت زمانی برای خود تعیین کنید

همان‌طور که در جنبه‌های مختلف زندگی، از تحصیل گرفته تا کار، از افراد موفق الگوبرداری می‌کنید، در زمینه برنامه‌ریزی و مدیریت زمان هم باید با روش این افراد آشنا شوید. ببینید آن‌ها چگونه برای وقت خود برنامه‌ریزی کرده و آن را اجرا می‌کنند. اصولی که برای مدیریت زمان استفاده می‌کنند و عادت‌های خوب آن‌ها را یاد بگیرید و الگوی خود قرار دهید.

5. کارهای زمان‌دار یا ساده‌تر را زودتر به پایان برسانید

وقتی کارهای کوچک و ساده را در ابتدای روز انجام می‌دهید، حس بهتری پیدا می‌کنید؛ چون احساس می‌کنید در ابتدای روز کارهای زیادی را به پایان رسانده‌اید.

اگر روز را با چنین فعالیت‌هایی شروع کنید، کمتر دچار استرس می‌شوید و برای انجام کارهای بعدی انگیزه پیدا می‌کنید.

6. عوامل تصادفی را در برنامه‌ریزی خود در نظر بگیرید

یک مطالعه درباره اصول مدیریت زمان نشان می‌دهد که باید بخشی از زمان خود را به کارهای غیرمنتظره اختصاص دهید. گاهی اوقات، بعضی از کارها بیش از حد طول می‌کشند یا نمی‌توانید تخمین بزنید که هر کار چقدر زمان می‌برد.

اگر 100 درصد زمان خود را برنامه‌ ریزی کنید، ممکن است به دلیل مواجهه با وقایع تصادفی دچار استرس شوید. برای جلوگیری از این امر، بخشی از وقت خود را آزاد بگذارید.

7. لیستی از کارهای روزانه خود تهیه کنید

این کار به شما کمک می‌کند اولویت‌ها و زمان‌بندی‌های خود را مشخص کنید و انجام کارهای غیرفوری را به تعویق بیندازید. بعد از تهیه لیست، آن را در جایی نگه دارید که همیشه در دسترس باشد.

8. لیست کارها را مکتوب کنید

تمام کارها و وظایف خود را بنویسید. این کار به اولویت‌بندی فعالیت‌های شما و فراموش نکردن آن‌ها کمک می‌کند؛ علاوه بر این، نوشتن پایبندی شما را به برنامه‌ مشخص شده بیشتر می‌کند و بازدهی‌تان را بهبود می‌بخشد.

9. برای هر کار محدودیت زمانی مشخص کنید

وقتی لیست کارهای خود را می‌نویسید، زمان انجام هر کدام از آن‌ها را مشخص کنید. این کار باعث می‌شود به برنامه خود تعهد بیشتری داشته باشید و با تمرکز بیشتری وظایفتان را انجام دهید.

در پایان روز عملکرد خود را بررسی کنید و ببینید برای کدامیک از کارها وقت بیشتری صرف کرده‌اید. عوامل موثر در عدم پایبندی به برنامه را شناسایی کرده و سعی کنید برای روزهای آتی آن‌ها را برطرف کنید.

10. به کارهای خود اولویت ببخشید

تصور کنید رئیس‌تان برای جلسه هیئت مدیره از شما خواسته است که مطلبی را ارائه دهید و فقط سه تا چهار روز برای آماده کردن آن فرصت دارید. حجم کار زیاد است و در حال حاضر چند کار مهم دارید که باید آن‌ها را انجام دهید. این موقعیت می‌تواند برای هر شخصی بسیار استرس‌زا باشد.

خوشبختانه، در اینجا ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور به کمک شما می‌آید. آیزنهاور، رئیس جمهور سابق ایالات متحده، معتقد بود که باید کارها را بر اساس ضرورت و فوریت تقسیم‌بندی کرد. یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان این است که بین کارهای مهم و فوری تمایز قائل شوید. توجه داشته باشید که همیشه ضرورترین کارها فوری‌ترین کارها محسوب نمی‌شوند و برعکس.

مشکل این است که اغلب ما بیش از حد به کارهای فوری اهمیت می‌دهیم. به اعتقاد کارشناسان اگرچه هر دو کار فوری و ضروری را می‌توان با هم انجام داد، اما ابتدا باید روی کارهای ضروری، بدون توجه به فوریت آن‌ها، تمرکز کرد. این کار به شما کمک می‌کند کاملا زمان را کنترل کنید.

11. در یک زمان تنها یک کار را پیش ببرید

افرادی که سعی می‌کنند چند کار را همزمان انجام بدهند، نسبت به افرادی که تمرکز خود را روی یک هدف واحد می‌گذارند، شانس کمتری برای موفقیت دارند. افراد موفق تا حد امکان در هر زمان فقط روی یک چیز تمرکز می‌کنند.

12. کارهای عقب افتاده خود را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید

کارهای خود را به تعویق نیندازید و آن‌ها را به امروز و فردا موکول نکنید. این کار هیچ کمکی به شما نمی‌کند؛ فقط باعث می‌شود هر روز به لیست وظایفتان اضافه شود و استرس‌تان افزایش یابد.

پس قبل از اینکه کارهای معوقه روی هم تلمبار شده و به یک بحران تبدیل شوند، به آن‌ها رسیدگی کنید.

13. نظم و تعهد به برنامه خود بدهید

نظم و تعهد، یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان است. اگر نمی‌توانید نسبت به انجام یک کار خاص متعهد بمانید، آن را در برنامه خود قرار ندهید. فقط برای کارهایی که انجام خواهید داد، برنامه‌ریزی کنید و هنگام تنظیم برنامه خود به شدت واقع‌بین باشید. اگر به برنامه‌ریزی خود پایبند نباشید، به تدریج ناامید می‌شوید.

14. در صورت نیاز از دیگران کمک بگیرید

تفویض اختیار به معنای واگذاری مسئولیت یک کار به شخص دیگری است. با این کار زمان برای کارهایی که برای انجام آن‌ها به تخصص شما نیاز است، آزاد می‌شود. وظایفی را که دیگران می‌توانند انجام دهند، شناسایی کرده و فرد مناسب را برای انجام آن‌ها انتخاب کنید.

وظایف این فرد و انتظارات خود را مشخص کنید و در عین حال به او اجازه دهید که طبق صلاحدید خود عمل کند. به طور دوره‌ای پیشرفت کار را بررسی کنید، اما مراقب باشید که مسئولیت انجام کار را بر عهده نگیرید. به فرد برای کاری که به خوبی انجام داده است پاداش دهید یا در صورت نیاز پیشنهاداتی را برای بهبود روند کار ارائه دهید.

15. علاوه بر برنامه روزانه، برنامه هفتگی و ماهانه هم داشته باشید

علاوه بر اینکه هر شب کارهای روز بعد را مشخص می‌کنید، باید برای هفته و ماه خود هم برنامه‌ریزی کنید. در این صورت بهتر می‌توانید اولویت‌های خود را مشخص و روی انجام آن‌ها‌ تمرکز کنید.

ساده‌ترین راه این است که بسته به سبک زندگی خود، فهرستی از کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه تهیه کنید. موارد موجود در لیست خود را بر اساس اولویت رتبه‌بندی کنید و ابتدا بالاترین اولویت‌ها را اجرا و علامت‌گذاری کنید.

16. عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید

با عزم راسخ پشت میز می‌نشینید تا به کارهای خود رسیدگی کنید. همان‌طور که لپ‌تاپ را روشن می‌کنید، متوجه پیام یکی از دوستان‌تان می‌شوید و آن کار مهم را فراموش می‌کنید. واقعا سخت است که ساعت‌ها روی یک کار متمرکز بمانید؛ اما با تمرین می‌توانید از حواس پرتی و عدم تمرکز ذهن خود جلوگیری کنید. رعایت نکات زیر می‌تواند مفید باشد:

• تلفن خود را خاموش کنید یا آن را داخل کشو قرار دهید. تماس‌های تلفنی و پیام‌های برنامه‌ریزی نشده از عواملی هستند که باعث حواس‌پرتی می‌شوند.
• در حین کار مرورگر وب خود را ببندید و از شبکه‌های اجتماعی خارج شوید.
• اگر در محیط پر سر و صدایی کار می‌کنید، از هدفون استفاده کنید.
• اگر احساس می‌کنید حواس‌تان به چیزی پرت می‌شود یا بعد از ساعت‌ها کار کردن خسته هستید، کمی استراحت کنید.

17. کمال‌گرا نباشید

اجتناب از کمال‌گرایی از مهم‌ترین اصول و تکنیک های مدیریت زمان است. افراد کمال‌گرا بسیاری از کارهای خود را به تعویق می‌اندازند؛ چون فکر می‌کنند هنوز زمان مناسب برای انجام آن‌ها فرا نرسیده است؛ از سوی دیگر، وقتی شروع به انجام کاری می‌کنند، بیش از حد معمول برای آن وقت می‌گذارند.

افراد کمال‌گرا برای اینکه هیچ نقصی در کار وجود نداشته باشد، آن را چند بار مرور و بازبینی می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود که اگر کاری به یک ساعت وقت نیاز داشته باشد، برای کمال‌گراها چند ساعت زمان ببرد.

18. منتظر انگیزه نباشید و با شروع و تمرکز انگیزه را ایجاد کنید

یکی از عادت‌های بد برای مدیریت زمان این است که همیشه منتظر یک اتفاق خوب یا انگیزه خاص باشید تا کاری را شروع کنید. منتظر انگیزه نمانید و برای انجام کارهایتان از جملات شرطی استفاده نکنید. به عنوان مثال نگویید «اگر امروز تمام کارهایم را سر وقت انجام بدهم، ورزش می‌کنم».

19. به جزئیات بیش از حد توجه نکنید

توجه بیش از حد به جزئیات با کمال‌گرایی در ارتباط است. به جای اینکه روی جزئیات ریز تمرکز کنید، تصویر کلی را در نظر بگیرید و اولویت‌های خود را مشخص کنید. اگر وقت زیادی را به بررسی جزئیات اختصاص دهید، از رسیدگی به وظایف اصلی خود باز می‌مانید.

20. بین کارها استراحت کنید

بعضی از افراد حتی در ساعت ناهار هم کار می‌کنند. محققان معتقدند که اگر ظهرها حداقل 30 دقیقه از میز کار فاصله بگیرید، کارآیی شما برای بعد از ظهر بهبود می‌یابد. اگر بعد از چند ساعت کار کردن استراحت کنید، به پیاده‌روی در فضای باز بروید یا کمی ورزش کنید، با انرژی بیشتری به میز کار خود بر می‌گردید.

تکنیک پومودورو، یکی از شناخته شده‌ترین اصول مدیریت زمان است. این تکنیک توسط یک نویسنده ایتالیایی به نام «فرانچسکو سیریلو» در اواخر دهه 80 ابداع شد. نام این تکنیک از تایمری به شکل گوجه‌فرنگی (به ایتالیایی Pomodoro) گرفته شده است.

برای استفاده از این تکنیک یک وظیفه خاص را مشخص کنید. سپس تایمرتان را تنظیم کرده و بعد از هر 25 دقیقه سه تا پنج دقیقه استراحت کنید. بعد از اینکه چهار مرتبه این کار را تکرار کردید، 30-15 دقیقه استراحت کنید.

به گفته سیریلو، شما به مدت 25 دقیقه بیشترین انگیزه را برای انجام کار دارید؛ با این حال، نتایج یک مطالعه نشان می‌دهد که افراد در 45-40 دقیقه اول بیشترین انگیزه را دارند؛ سپس تمرکز ذهن و انگیزه آن‌ها کاهش می‌یابد و به استراحت نیاز پیدا می‌کنند.

21. برای خود جایزه در نظر بگیرید

در هنگام تلاش برای رسیدن به اهدافتان به دلیل انجام بعضی کارها (مخصوصا کارهای بزرگ) برای خود پاداش در نظر بگیرید. این پاداش می‌تواند نوشیدن یک فنجان کاپوچینو در نزدیک‌ترین کافی شاپ، خوردن کمی شکلات یا چیزهای بزرگتر باشد.

مطمئنا در پایان از رسیدن به هدف خود خوشحال خواهید شد؛ اما اگر این موضوع زمان‌بر باشد، ممکن است به تدریج انگیزه خود را از دست بدهید. وجود این هدایای کوچک اجازه نمی‌دهد که این اتفاق بیفتد.

22. خوب بخوابید

کم‌خوابی بازدهی را کاهش و استرس و حواس‌پرتی را افزایش می‌دهد. افرادی که خوب نمی‌خوابند، سریع‌تر خسته می‌شوند و بیشتر احتمال دارد که در حین انجام کار دچار حواس‌پرتی و اشتباه شوند.

23. ورزش کنید

داشتن جسم و روان سالم برای رسیدگی به کارهای روزمره ضروری است. ورزش انرژی و نشاط را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند بر عوامل استرس‌زا غلبه کنید. سعی کنید در بیشتر روزهای هفته حداقل 30 دقیقه ورزش کنید.

24. مغز خود را با یادگیری ورزش دهید

توانایی حل مسئله یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان است که با یادگیری تقویت می‌شود. پس بخشی از وقت خود را به سرگرمی‌های آموزنده مانند آموختن موسیقی اختصاص دهید.

25. هر روز مدیتیشن داشته باشید

مدیتیشن استرس را کاهش می‌دهد و از اختلال خواب، افسردگی و خستگی جلوگیری می‌کنید. افرادی که مدیتیشن انجام می‌دهند، از تمرکز بالاتری برخوردارند و بهتر می‌توانند به وظایف خود رسیدگی کنند.

26. نه گفتن را یاد بگیرید

یکی از مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌شود همیشه وقت کم بیاورید، این است که نمی‌توانید به دیگران «نه» بگویید. نداشتن این مهارت باعث می‌شود به راحتی توسط اطرافیان مورد سوء استفاده قرار بگیرید و بخش زیادی از وقتتان را به آن‌ها اختصاص دهید.

27. تلفن همراه را از خود دور کنید

کارهای برنامه‌ریزی نشده مثل استفاده غیرضروری از تلفن همراه برای صحبت با دوستان، چک کردن پیام‌ها یا گشت و گذار در شبکه‌های اجتماعی از مهم‌ترین عواملی هستند که باعث اتلاف وقت می‌شوند. اگر می‌خواهید فقط روی کاری که انجام می‌دهید تمرکز کنید، باید تلفن را از خود دور کنید. آن را داخل کشو بگذارید و برای استفاده از آن زمان محدودی در نظر بگیرید.

کلام آخر

از هر کدام از تکنیک های مدیریت زمان که استفاده می‌کنید، زمانی را برای ارزیابی عملکرد آن‌ها اختصاص دهید. آیا تعادل سالمی بین کار و زندگی شما وجود دارد؟ آیا در حال انجام کارهایی هستید که مهم‌ترین وظایف شما محسوب می‌شوند؟ آیا به اندازه کافی برای حفظ سلامتی خود وقت می‌گذارید؟

اگر پاسخ هر کدام از این سوالات «منفی» است، دوباره اصول مدیریت زمان را ارزیابی کنید و به سراغ تکنیک‌های بهتری بروید. در صورتی که مدیریت زمان به خوبی انجام شود، به زندگی شادتر و موفقیت بیشتر منجر می‌شود.

سوالات متداول