مهمترین مهارت های مدیریت زمان
این روزها زندگی پرمشغله باعث شده که بسیاری از افراد از نداشتن وقت کافی شکایت کنند. یادگیری مهارت های مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که این مشکل را حل کرده و در نتیجه از زمانی که در اختیار دارید بهترین استفاده را ببرید و کارها را به موقع انجام دهید. در بسیاری از شرایط، دستیابی به موفقیت در گرو یادگیری این مهارت است.
افراد آشنا به مدیریت زمان اولویتهای زندگی‌شان را می‌شناسند و می‌دانند که چگونه زمان خود را برای انجام آنها برنامه‌ریزی کنند. در این مقاله از ایده آل مگ یاد می‌گیرید که مدیریت زمان چیست، چرا مهم است و چگونه می‌توانید آن را بیاموزید. با ما تا پایان این مطلب همراه باشید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به این معنی است که زمان مناسب به فعالیت مناسب اختصاص داده شود. مدیریت موثر زمان این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بر اساس اهمیت کارهای مختلف زمان خاصی را برای انجام آنها مشخص کنید؛ چراکه زمان همیشه محدود است.
باید از خود بپرسید که کدام کار مهم‌تر است و چه مقدار از وقت شما باید به آن اختصاص داده شود. به عبارت دیگر، شما باید به خوبی بدانید که کدام کار باید زودتر و کدامیک دیرتر انجام شود. آشنایی با این موارد نه تنها در محل کار بلکه در زندگی شخصی هم نقش بسیار مهمی دارد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
چرا زمان کم می‌آورم؟
اگرچه همه مردم در طول یک شبانه روز 24 ساعت زمان در اختیار دارند، اما بعضی از آنها بهتر از دیگران می‌توانند به همه کارهای خود برسند. نحوه مدیریت زمان آن چیزی است که باعث این تفاوت می‌شود.
افراد مختلف به دلایل متفاوت نمی‌توانند زمان خود را مدیریت کنند و در نتیجه دچار کمبود وقت می‌شوند. مهمترین این دلایل عبارتند از:
- کمال‌گرایی
- داشتن اهداف و رویاهای غیرواقعی
- نداشتن انگیزه
- ضعف در تصمیم‌گیری
- ناتوانی در نه گفتن
- نداشتن فهرست روزانه
- ناتوانی در اولویت‌بندی کارها
- تعیین زمان‌بندی غیرمعقول برای رسیدن به اهداف مشخص شده
- تنبلی
- ناتوانی در محول کردن وظایف به دیگران
معرفی مهمترین مهارت های مدیریت زمان
برای اینکه به تکنیک‌ها و اصول مدیریت زمان تسلط پیدا کنید، باید با راهکارهایی که اثربخشی آنها اثبات شده، آشنا شوید و بدانید که چگونه از آنها به روش صحیح استفاده کنید. استراتژی‌های زیر به شما کمک می‌کنند که مهارت های مدیریت زمان را در خود بهبود بخشید:
برنامه‌ریزی درست
مدیریت زمان با یادگیری مهارت برنامه‌ریزی شروع می‌شود. اگر برنامه خوبی برای مشخص کردن وظایفی که باید انجام شوند نداشته باشید، مدیریت روز یا هفته برای شما سخت می‌شود. البته در عمل، هرگز نمی‌توانید به طور کامل طبق برنامه پیش بروید؛ اما یک برنامه خوب به شما کمک می‌کند که مسیر را مشخص کرده و از آن خارج نشوید.
مهارت برنامه‌ریزی برای بسیاری از جنبه‌های مدیریت زمان مهم است. با کسب این مهارت باید بتوانید کارهایی را که باید انجام شوند، مشخص و اولویت‌بندی کنید. سپس برنامه را با نظارت صحیح خود اجرا کرده و میزان کارآیی آن را ارزیابی کنید.
کل هفته خود را برنامه‌ریزی کنید: زمان بیدار شدن، زمان انجام کارهای جدید، زمان برگزاری جلسات، اوقات فراغت و سایر موارد. همه چیز را بنویسید. این کار از نحوه سپری کردن وقت در هفته آینده به شما دید خوبی می‌دهد.
توسعه یا تغییر برنامه‌ریزی
اگر بعد از تعیین برنامه متوجه شدید که در زمان‌های خاصی از روز برای انجام یک کار احساس بهتری دارید و راحت‌تر هستید، برنامه خود را تغییر دهید. این کار به افزایش بهره‌وری کمک کرده و احساس بهتری در شما ایجاد می‌کند.
اولویت‌بندی کارها
هدف یک برنامه فقط این نیست که مشخص کند کارها چگونه باید پیش بروند؛ بلکه باید اولویت‌ها را هم تعیین کند. به عبارت دیگر، باید درباره نحوه صرف وقت خود تصمیم‌گیری کنید. همه ما در یک روز تعداد ساعات یکسانی در اختیار داریم؛ بنابراین، باید تصمیم بگیرید که چه مدت بخوابید، در چه زمانی کار کنید، چه کارهایی را اول انجام دهید و برای چه مدت زمانی به انجام آن کارها ادامه دهید.
اگر می خواهید مهارت های مدیریت زمان را کسب کنید، باید وقت خود را کنترل و کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. مشخص کنید که ابتدا کدام کارها را انجام می‌دهید و از انجام کدام کارها خودداری می‌کنید. بدین منظور باید میزان اهمیت کارهای مختلف را مشخص کرده و هر کدام از آنها را در یکی از چهار گروه زیر قرار دهید:
- اضطراری + مهم: این دسته از کارها را نمی‌توان به تعویق انداخت و باید بلافاصله انجام شوند.
- اضطراری + غیرمهم: در صورت امکان آنها را به دیگران محول کنید.
- غیراضطراری + مهم: انجام این کارها را می‌توانید به زمان دیگری موکول کنید.
- غیرمهم + غیراضطراری: با توجه به اینکه این نوع کارها باعث تلف کردن وقت می‌شوند، باید آنها را حذف کنید.
یادگیری نه گفتن
برای کسب مهارت های مدیریت زمان باید برای افرادی که می‌خواهند وظایفی را به شما محول کنند، حد و مرز تعیین کنید. در این راستا، نه گفتن یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که باید بیاموزید.
اگر جسارت و قاطعیت ندارید، ممکن است به سختی به سایر افراد نه بگویید. بهترین راه این است که در موقعیت‌های کوچک و بی‌اهمیت، نه گفتن را شروع کنید و سپس به تدریج آن را برای موضوعات مهم‌تر انجام دهید. می‌توانید از قبل چند بهانه مناسب برای رد کردن پیشنهاد دیگران آماده کنید؛ اما توصیه می‌شود که صادق باشید. به عنوان مثال، بگویید «دوست دارم این کار را انجام دهم، اما وقت کافی ندارم».
توانایی سپردن کارها به دیگران و پیگیری
یادگیری نحوه سپردن کارها به دیگران گام مهمی است که باید برای کسب مهارت های مدیریت زمان بردارید. این کار به شما کمک می‌کند که روی فعالیت‌های باارزش‌تری تمرکز کنید. همچنین این امکان را برایتان فراهم می‌کند که افرادی را که از شما متخصص‌تر هستند، درگیر کار کنید.
واگذاری وظایف ممکن است ساده به نظر برسد، اما واقعا این‌طور نیست. شما باید افراد مناسبی را پیدا کنید که به آنها اعتماد داشته باشید. برای یادگیری این مهارت فهرست تمام وظایفی را که می‌توانید به دیگران محول کنید، بنویسید. سپس با ساده‌ترین کار شروع کنید و فرد مناسبی را برای انجام آن بیابید.
داشتن نظم شخصی و روتین روزانه
منظم بودن به مدیریت موثر زمان کمک می‌کند. تفکیک وسایل و قرار دادن آنها در محل مشخص و دور ریختن لوازم غیرضروری از جمله روش‌هایی است که زمان صرف شده برای پیدا کردن موارد مورد نیاز را کاهش و تمرکز را افزایش می‌دهد.
روتین صبحگاهی هم در مدیریت زمان نقش مهمی دارد. اولین کاری که صبح انجام می‌دهید، روی نتایجی که در طول روز کسب می‌کنید، تاثیر دارد. بهتر است صبح بعد از مرتب کردن تخت خود یک صبحانه سالم بخورید و چک کردن شبکه‌های اجتماعی و سایر کارهای غیرضروری را به پایان روز موکول کنید. یک روتین صبحگاهی خوب خلق و خوی شما را بهبود می‌بخشد و انگیزه‌تان را برای کار کردن افزایش می‌دهد.
کمال‌گرایی را کنار بگذارید
انسان‌های کمال‌گرا می‌خواهند تمام کارها را به بهترین شکل انجام دهند؛ بنابراین، برای انجام هر کاری بیش از حد معمول وقت صرف کرده و به جزئیات توجه می‌کنند. این شرایط باعث می‌شود که این افراد برای مدیریت زمان دچار مشکل شده و همیشه با کمبود وقت مواجه شوند.
برای خود هدف مشخص کنید
هدف‌گذاری به شما کمک می‌کند تا آنچه را که باید برای دستیابی به نتایج خاص انجام دهید، دقیقا درک کنید. برای رسیدن به اهداف بزرگ و بلندمدت، باید اهداف کوچکتری را در طول مسیر شناسایی کنید.
به عنوان مثال، اگر هدف شما این است که در طول 6 ماه ارتقا پیدا کنید، ممکن است لازم باشد اهداف کوچکتری را برای بهبود بعضی از مهارت‌های خود تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و مرتبط باشند.
به خود انگیزه بدهید
طبیعی است که گاهی اوقات بخواهید از انجام کارهای دشوار خودداری کنید. بهتر است برای مقابله با این نوع کارها به خودتان پاداش دهید. به عنوان مثال، به خود اجازه دهید که استراحت کنید، به پیاده‌روی بروید یا روی چیزی که واقعا از انجام آن لذت می‌برید، کار کنید.
اگر پروژه خاصی را به پایان رسانده‌اید، بهتر است کمی استراحت کنید و کاری را برای خوشنودی خود انجام دهید. یک فنجان قهوه بنوشید، به موسیقی مورد علاقه‌تان گوش دهید یا با دوست خود تماس بگیرید. این جوایز کوچک می‌توانند یک راهکار عالی برای افزایش انگیزه باشند.
تمرکز خود را افزایش دهید
عوامل که باعث حواس‌پرتی و کاهش تمرکز می‌شوند، روی بهره‌وری تاثیر منفی می‌گذارند. برای اینکه تمرکز خود را افزایش دهید و بتوانید کارها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام دهید:
- تا حد امکان محل ساکت و آرامی را برای کار کردن پیدا کنید یا درب اتاق محل کار خود را ببندید.
- اعلان‌های موبایل‌تان را خاموش کنید.
- اگر به اینترنت نیاز ندارید، Wi-Fi را خاموش کنید.
- در حین کار کردن از شبکه‌های اجتماعی استفاده نکنید.
مزایای یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان چیست؟
یادگیری مهارت های مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که بهره‌وری بیشتری داشته باشید و در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید.
مدیریت موثر زمان می‌تواند به کاهش استرس و بهبود تمرکز کمک کند، کارآیی در محل کار را افزایش دهد و به کسب موفقیت‌های شغلی منجر شود. همچنین باعث افزایش اعتماد به نفس می‌شود و توانایی شما را برای استفاده از فرصت‌هایی که در اختیارتان قرار می‌گیرد، بهبود می‌دهد.
مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که کار خود را به گونه‌ای انجام دهید که به اهداف تعیین شده برسید. به عنوان مثال، اگر هدف شما کاریابی است، برای آماده‌سازی رزومه، جستجوی فرصت‌های شغلی، درخواست، تحقیق درباره شرکت‌ها و آماده شدن برای مصاحبه به زمان نیاز دارید. با اختصاص دادن زمان مشخصی از روز برای این کار می‌توانید مراحل لازم برای یافت شغل را انجام دهید.
کلام آخر
برای کسب موفقیت در جنبه‌های مختلف زندگی باید اهمیت مدیریت زمان را درک کرده و از اتلاف وقت جلوگیری کنید؛ بنابراین، باید بدانید که چگونه کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و زمان مناسب برای انجام آنها اختصاص دهید. یادگیری مهارت های مدیریت زمان به بهبود کارآیی، کاهش استرس و کسب موفقیت‌های بیشتر در زندگی منجر می‌شود.
سوالات متداول
مدیریت زمان به این معنی است که از وقت خود به بهترین شکل استفاده کرده و با توجه به اولویتهای خود آن را به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهید.
ناتوانی در نه گفتن، تصمیم‌گیری، اولویت‌بندی کارها یا سپردن وظایف به دیگران باعث کمبود وقت می‌شود. کمال‌گرایی، تنبلی و نداشتن انگیزه هم از عواملی هستند که افراد را با این مشکل روبرو می‌کنند.
ناتوانی در مدیریت زمان باعث می‌شود که کارها در زمان مقرر به پایان نرسند یا کیفیت انجام آنها کاهش یابد. همچنین به اتلاف وقت، نارضایتی، افزایش استرس و کاهش اعتماد به نفس منجر می‌شود. معمولا افراد ناتوان در مدیریت زمان در محل کار دچار مشکل شده و فرصت‌های کمتری برای پیشرفت در اختیارشان قرار می‌گیرد.
بعضی افراد به دلیل تنبلی و اهمال کاری انجام کارها را به آخرین لحظه و دقیقه نود موکول می‌کنند. این کار باعث شکست در مدیریت زمان، کاهش بهره‌وری و خوب انجام ندادن کارها می‌شود.
