برنامه ریزی چیست و چه ماهیتی دارد؟
برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که باید برای رسیدن به اهدافتان بیاموزید. تعاریف متعددی برای برنامه ریزی وجود دارد؛ اما معنای درست آن این است که از قبل تصمیم بگیرید چه کاری، در چه زمانی و توسط چه فردی انجام شود. در حقیقت، برنامه ریزی چیزی نیست جز فکر کردن قبل از انجام کار.
برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا نگاهی به آینده بیندازید و از قبل تصمیم بگیرید که چگونه با موقعیت‌های مختلف مواجه شوید. با ما در این مقاله از ایده آل مگ همراه باشید تا اطلاعات بیشتری درباره این رویکرد مهم مدیریتی کسب کنید.
برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی که یک مهارت نرم محسوب می‌شود، یعنی از قبل فکر کنید که چه کاری باید انجام شود، چه زمانی و چگونه برنامه ریزی کنیم و چه کسی باید هر تسک آن را انجام دهد. این کار یک فرآیند آینده نگر است، یعنی برای آینده انجام می‌شود.
یک برنامه، یک مسیر خاص است که برای کمک به شما جهت دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت پیشنهاد می‌شود. برنامه ریزی چگونگی دستیابی به اهداف را مشخص می‌کند؛ بنابراین، مستلزم تعیین اهداف و انجام اقدامات مناسب برای دستیابی به آن‌ها است.
ویژگی‌های برنامه ریزی موثر
اکنون که با مفهوم برنامه ریزی آشنا شدید، اجازه دهید به بعضی از مهم‌ترین ویژگی‌های آن نگاهی بیندازیم:
وظیفه اصلی مدیریت است
تعیین برنامه‌ها اولین قدمی است که هر مدیر یا هر شخصی باید برای حرکت به سمت هدف بردارد. برنامه ریزی اولین و مهم‌ترین وظیفه مدیریت است که پایه و اساس سایر وظایف مدیریت یعنی سازماندهی، استخدام، هدایت و کنترل را تشکیل می‌دهد.
مشخص کردن برنامه‌ها به استخدام نیروی انسانی و آموزش آن‌ها کمک می‌کند؛ همچنین این امکان را برای مدیر فراهم می‌کند که عملکرد کارکنان خود را سنجیده و کنترل کند.
هدف‌گرا است
داشتن برنامه به رسیدن به هدف کمک می‌کند و ما نمی‌توانیم بدون آن به هیچ هدفی فکر کنیم. برنامه ریزی روی تعیین اهداف و تصمیم‌گیری درباره اقدامات مناسب که برای دستیابی به اهداف باید انجام شوند، تمرکز دارد.
فراگیر است
این ویژگی به این معنی است که در تمام بخش‌ها و در تمام سازمان‌های کوچک، متوسط یا بزرگ وجود دارد و در تمام سطوح سازمان مورد نیاز است. همه افراد شامل همه مدیران و کارمندان، با توجه به نیاز خود از آن استفاده می‌کنند. با این حال، دامنه برنامه ریزی در سطوح و بخش‌های مختلف، متفاوت است.
یک فرآیند مستمر است
برنامه‌ها برای یک دوره خاص، مثلا برای یک ماه، سه ماه یا یک سال مشخص و دائما بازنگری می‌شوند. پس از به پایان رسیدن این دوره، با در نظر گرفتن الزامات و شرایط حال و آینده، برنامه‌های جدیدی ترسیم می‌شوند.
ما به محض رسیدن به یک هدف، شروع به برنامه ریزی برای هدف یا اهداف بعدی می‌کنیم. با توجه به اینکه یک برنامه توسط برنامه‌های دیگر چارچوب‌بندی و دنبال می‌شود، یک فرآیند مستمر به شمار می‌رود.
یک فرآیند فکری است
یک تمرین ذهنی است که شامل به کارگیری ذهن، فکر کردن، پیش‌بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری می‌شود. برای مشخص کردن برنامه‌ها، باید پیش‌بینی‌های مربوط به آینده با بررسی کامل شرایط انجام شود. این کار به هوش بالایی نیاز دارد.
آینده‌نگر است
ما برای تعیین برنامه‌های خود نگاهی گذرا به آینده می‌اندازیم و به عوامل مختلفی که می‌توانند آینده ما را تحت تاثیر قرار دهند، فکر می‌کنیم. به عبارت دیگر، آینده را تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی می‌کنیم تا بتوانیم به طور موثر با چالش‌های آینده روبرو شویم. ما همیشه در زمان حال برنامه‌های خود را برای آینده مشخص می‌کنیم. تعیین برنامه‌ها هرگز برای گذشته انجام نمی‌شود.
مستلزم تصمیم‌گیری است
هنگام تعیین برنامه‌ها، باید اثربخشی گزینه‌های مختلف را ارزیابی کرد و مناسب‌ترین راه را برای مدیریت امور انتخاب نمود؛ بنابراین، تصمیم‌گیری جزء لاینفک فرآیند برنامه ریزی است.
برنامه ریزی به تعیین اهداف و مشخص کردن راه‌های دستیابی به آن‌ها مربوط می‌شود. این کار به شما کمک می‌کند تا شرایط فعلی را تجزیه و تحلیل کرده و راه‌های دستیابی به موقعیت مطلوب در آینده را شناسایی کنید.
اهمیت برنامه ریزی
هم در زندگی شخصی و هم در زندگی کاری، داشتن برنامه و مدیریت زمان کمک می‌کند تا فرد موفق‌تری باشیم و بیشترین بهره را از وقت خود ببریم. این مهارت مهم که زمان حال را به آینده پیوند می‌دهد، فواید زیادی دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
جهت را مشخص می‌کند
برنامه ریزی با شفاف‌سازی اهداف و مقاصد، تمامی فعالیت‌ها را هدایت می‌کند. داشتن برنامه به فعالیت‌های مختلف جهت می‌دهد؛ همچنین به شما کمک می‌کند تا با تعیین اهداف و مسیر رسیدن به آن‌ها عملکرد آینده را به نفع خود یا سازمانی که در آن کار می‌کنید، بهبود بخشید.
احتمال عدم قطعیت‌ها را کاهش می‌دهد
عدم قطعیت به معنای هر رویدادی است که می‌تواند در آینده مسیر ما را تغییر دهد. برنامه ریزی به ما کمک می‌کند تا با نگاه کردن به آینده، احتمال وقوع این رویدادها را به حداقل برسانیم.
ما نمی‌توانیم عدم قطعیت را از زندگی خود حذف کنیم؛ با این حال، می‌توانیم با مشخص کردن برنامه‌های مناسب با آن مقابله کنیم. عدم قطعیت درست مثل یک اتفاق غیرقابل پیش‌بینی است که می‌تواند به ضرر ما تمام شود. اگر ما از قبل آماده باشیم، می‌توانیم این وضعیت پیش‌بینی نشده را به خوبی کنترل کنیم.
از انجام کارهای بیهوده جلوگیری می‌کند
برنامه ریزی مسیرهای مختلف را برای رسیدن به اهداف مشخص کرده و هماهنگی فعالیت‌ها را تسهیل می‌کند؛ بنابراین، تداخل بین آن‌ها را کاهش می‌دهد و کارهای غیرموثر را حذف می‌کند. این امر از تلف شدن وقت ما جلوگیری می‌کند.
به کسب ایده‌های جدید کمک می‌کند
زمانی که یک مدیر در حال برنامه ریزی است، تعداد زیادی ایده‌های جدید به ذهن او خطور می‌کند؛ همچنین می‌تواند از مدیران ارشد یا کارمندان جوان بازخورد دریافت کند. اگر کارمندان خود را در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دهید، می‌توانید ایده‌های خلاقانه و جدیدی از آن‌ها دریافت کنید.
تصمیم‌گیری را آسان‌تر می‌کند
مشخص کردن برنامه‌ها به تصمیم‌گیری کمک می‌کند. هرچه برنامه‌ها کارآمدتر باشند، تصمیم‌گیری‌ها درست‌تر خواهند بود. با داشتن برنامه‌های خوب، دقت تصمیم‌گیری‌‌های ما بهبود می‌یابد.
استانداردی برای کنترل ایجاد می‌کند
بین برنامه ریزی و کنترل کردن یک رابطه دوطرفه وجود دارد و هر دوی آن‌ها بدون هم ناقص هستند. اگر برنامه‌های خود را مشخص کنید اما روی روند اجرای آن‌ها نظارت نداشته باشید، کار شما بی‌فایده است.
تنها با نظارت کردن است که می‌توان انجام فعالیت‌های مختلف را در مسیر درست هدایت کرد. برنامه ریزی استانداردها را برای نظارت تعیین می‌کند؛ به عبارت دیگر، عملکرد واقعی را با عملکرد استاندارد مقایسه می‌کند و تلاش می‌کند آن را اصلاح کند.
به اهداف شرکت توجه می‌کند
با داشتن برنامه می‌توان از قبل مشخص کرد که در آینده چه کاری باید انجام شود؛ بنابراین، تلاش همه کارکنان در جهت دستیابی به اهداف و مقاصد سازمان هدایت می‌شود.
مراحل مربوط به برنامه ریزی
یک برنامه موثر باید ساده باشد، یعنی به وضوح اعلام شود و به راحتی قابل درک باشد؛ چون اگر بیش از حد پیچیده باشد، باعث ایجاد هرج و مرج در بین اعضای سازمان می‌شود. علاوه بر این، باید به گونه‌ای باشد که تمام الزامات را برآورده کند. برای تعیین برنامه‌های باید مراحل زیر را پشت سر بگذارید:
- تعیین هدف: تا زمانی که هدفی نداشته باشید، نمی‌توانید برنامه ریزی کنید؛ بنابراین، همیشه باید اهداف خود را مشخص کنید و مراقب باشید که این اهداف قابل دستیابی باشند. در محیط‌های کاری، تعیین هدف به کارکنان در درک آنچه که از آن‌ها انتظار می‌رود کمک می‌کند.
- آینده‌نگری: شما باید بتوانید با بررسی تصمیمات گذشته و مطالعه حقایق، مشکلات آینده را مشخص کرده و برای رفع آن‌ها چاره‌اندیشی کنید.
- تعیین گزینه‌های مختلف برای دستیابی به اهداف: پس از تعیین اهداف، باید راهکارهایی را که از طریق آن‌ها می‌توانید به اهدافتان دست یابید، مشخص کنید.
- ارزیابی گزینه‌های مختلف: گام بعدی آن است که گزینه‌های انتخاب شده را از نظر میزان مطلوبیت و نقاط ضعف و قوت بررسی کنید. در هنگام ارزیابی باید عوامل مختلفی مثل اهداف، بودجه و زمان را در نظر بگیرید.
- انتخاب گزینه مناسب: شما باید با توجه به شرایط بهترین گزینه را مشخص کنید. گزینه انتخاب شده باید قابل اجراترین و سودآورترین راهکار باشد و کمترین پیامد منفی را داشته باشد.
- اجرای طرح: اکنون که اهداف و راه رسیدن به آن‌ها مشخص شده است، می‌توانید برنامه خود را اجرا کنید.
- پیگیری: آخرین گام در مراحل برنامه ریزی موفق، پیگیری آن است. پس از اجرای طرح، نظارت بر آن ضروری است تا اطمینان حاصل شود که فعالیت‌ها طبق برنامه زمان‌بندی انجام می‌شوند و اهداف قابل دستیابی هستند. پیگیری و نظارت به شما کمک می‌کند تا اثربخشی برنامه‌های خود را بررسی کنید.
محدودیت‌های برنامه ریزی عملیاتی
ممکن است گاهی اوقات برنامه‌ها به نتایج دلخواه منجر نشوند. چون محدودیت‌هایی دارند که باید به آن‌ها توجه کرد. مهم‌ترین محدودیت‌های برنامه ریزی عبارتند از:
انعطاف‌پذیر نیست
هنگامی که یک برنامه مشخص می‌شود، ایجاد بعضی تغییرات در آن بسیار دشوار است.
ممکن است در یک محیط پویا جواب ندهد
اگر در محیط تغییرات مستمر اتفاق می‌افتد، برنامه ریزی موثر نخواهد بود؛ چون همه چیز طبق برنامه‌ای که ما آماده کرده‌ایم، پیش نمی‌رود.
اگر دائماً همه چیز تغییر کند، پیش‌بینی درست و برنامه ریزی صحیح تقریبا غیرممکن می‌شود. در محیط‌های پویا افراد نمی‌توانند کاملا به برنامه‌هایی که برای یک محیط باثبات در نظر گرفته شده‌اند، متکی باشند.
خلاقیت را کاهش می دهد
داشتن برنامه خلاقیت را کاهش می‌دهد. باید همان‌طور که از قبل مشخص شده است کار کنید و فرصتی برای نشان دادن نوآوری در اختیارتان قرار نمی‌گیرد.
به هزینه زیادی نیاز دارد
زمانی که باید تصمیم بسیار مهمی بگیرید، ممکن است لازم باشد تعدادی کارشناس استخدام کنید؛ در نتیجه، هزینه‌های شما بسیار بالا می‌رود و به همین دلیل برنامه ریزی هزینه‌بر می‌شود. همچنین اگر برای تعیین برنامه‌ها به تجهیزات خاصی نیاز داشته باشید، باید بودجه زیادی برای آن در نظر بگیرید.
یک فرآیند زمان‌بر است
برای تعیین اهداف، جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارزیابی و انتخاب گزینه‌ها زمان زیادی صرف می‌شود. گاهی اوقات هم لازم است برای درازمدت برنامه ریزی شود یا برنامه‌های مهم در سطوح مختلف مشخص شوند. معمولا این کار به زمان زیادی نیاز دارد و به همین دلیل گفته می‌شود که تعیین برنامه یک فرآیند زمان‌بر است.
موفقیت را تضمین نمی کند
با مشخص کردن برنامه‌ها فقط می‌توان زمینه را برای تجزیه و تحلیل آینده فراهم کرد؛ اما نمی‌توان کسب موفقیت را تضیمن نمود.
دقت کافی ندارد
در هنگام تعیین برنامه ریزی روزانه مفروضات زیادی برای تصمیم‌گیری مطرح می‌شود. فرضیات مربوط به زمان آینده نمی‌توانند 100 درصد دقیق باشند.
قادر به کنترل همه عوامل نیست
بعضی از عوامل خارجی مانند سیاست‌های دولت، بلایای طبیعی، تغییر تکنولوژی، معرفی محصولات جدید و افزایش رقابت قابل کنترل نیستند.
کلام پایانی
داشتن برنامه‌های مناسب به فعالیت‌های شما جهت می‌دهد و از انجام کارهای بیهوده جلوگیری می‌کند. برنامه ریزی یک فرآیند مستمر است که به تصمیم‌گیری، پیگیری و بازنگری نیاز دارد. بررسی مستمر برنامه‌ها به شناسایی نواقص آن‌ها و تسهیل دستیابی به اهداف کمک می‌کند.
سوالات متداول
یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که به رسیدن به هدف کمک می‌کند؛ همچنین آینده‌نگر و مستمر است و مستلزم تصمیم‌گیری است.
برای تعیین برنامه‌های خود باید مراحل مختلفی را دنبال کنید که عبارتند از: تعیین هدف، آینده‌نگری، تعیین گزینه‌های مختلف برای رسیدن به هدف، ارزیابی گزینه‌های مختلف، انتخاب بهترین گزینه، اجرای برنامه و نظارت بر آن.
مهم‌ترین معایب مشخص کردن برنامه‌ها برای آینده عبارتست از:
1. سخت‌گیرانه و غیرقابل تغییر است.
2. ممکن است برای یک محیط پویا با تغییرات زیاد مناسب نباشد.
3. خلاقیت را کاهش می‌دهد.
4. به هزینه زیادی نیاز دارد.
5. یک فرآیند زمان‌بر است.
6. موفقیت را تضمین نمی‌کند.
انتخاب اهداف با روش‌های علمی، آماده کردن اعضای سازمان به پذیرش تغییرات و ترویج مشارکت گروهی می‌تواند به رفع این محدودیت‌ها کمک کند.
